Van-e projektmenedzser, akinek nem voltak még álmatlan éjszakái – de legalábbis nyugtalan, szorongató órái – amiatt, hogy úgy érezte, a rá bízott projekt végképp kátyúba jutott? Olyan probléma fenyegeti, aminek nem látja a megoldását? Olyan, nem tervezett költségek rémképe merült fel, amit sehonnan sem tud kigazdálkodni? Netán saját, projektmenedzseri képességeiben is elkezdett kételkedni?

Velem sokszor megesett. Úgy tűnt, innen tényleg nincs tovább. Bár tucatnyi projektben több tucatnyi problémát megoldottunk már, mindig tovább tudtunk lépni, de EZ MOST MÁS, most nem fog sikerülni. Vége. ENNEK most TÉNYLEG nem látom a megoldását. Pedig döntenem kell. NEKEM, mert, mert én vagyok a projektmenedzser – várják a többiek: mit tegyenek? Szorongató érzés. Aztán végül mégis… mindig sikerült.

Drucker írja: „A vezetői döntéseknél elkövetett leggyakoribb hiba az, hogy a megfelelő választ keresik ahelyett, hogy a megfelelő kérdést tennék fel.”

Van a helyzet – és van, ahogy a projektmenedzser látja. Első kérdés: vajon hogy látják a többiek? Az ő nézőpontjukból, az ő információik, tudásuk birtokában hogy néz ki? „Több szem többet lát” – mondja a magyar, és igaza van. Mire való a team, ha nem erre?

Nosza, üljünk össze és nézzük meg: mi is pontosan a probléma? Mi az oka, ami mögötte van? Miért merült fel? Van-e a háttérben egy másik probléma, amit előbb meg kell oldani? Előfordult-e már máskor is, és akkor milyen körülmények között? Összefüggésben van-e más gondokkal? Milyen további információkra van szükség a tisztázáshoz? Kik az érintettek? Be kell-e vonni másokat is a tisztázásba? Ha ezeket a kérdéseket megbeszéli a teammel a projekt menedzser, máris sokkal többet fog tudni, és enyhül az „egyedül vagyok a problémával” érzése.

Már írtam arról, hogy milyen jó, ha a projektmenedzserek tudnak egymás munkáiról, ha gyűjtik a tapasztalatokat, és közös tudássá teszik. Ilyenkor tehát nemcsak saját projekt teamemet, hanem a többi projektmenedzsert is megkérdezhetem: láttatok Ti már ilyet? És hogy oldottátok meg?
A megoldások keresése sem egyedül a projektmenedzser dolga. Nem akarok itt most a különböző ötletgyűjtő módszerekről (brainstorming, 635-ös, 66-os módszer, Delphi, stb.) beszélni, csak egy jól strukturált, vezetett értekezletről.  A kreativitás megnyilvánulásairól a csoportban: ahogy egymást inspirálva, az ötleteket addig-addig módosítgatva, kiegészítve, továbbfejlesztve haladunk, míg végül szinte „magától” kikristályosodik a megoldás, amin ha a projekt menedzser napokig izzadt volna, akkor sem jutott volna eszébe.

Gyorsan felsorolom azért a csoportos döntés hátrányait: idő- és költségigényesebb (lehet), előfordulhat, hogy az eredmény kompromisszum, és nem a legkedvezőbb változat, a csoport lehet döntésképtelen, halogató és a döntésüket torzíthatja néhány hangadó. Szerintem ezek többsége jó vezetéssel kiküszöbölhető. Végül is mire való a projektmenedzser?

Mivel az utolsó információk maradnak meg a fejünkben, ide jöhetnek az előnyök: körültekintőbb, alaposabb az eljárás, több és sokoldalúbb információk állnak rendelkezésre, több megoldási változatot lehet áttekinteni, és végül: a döntésbe bevontak több erőfeszítést tesznek a megvalósítás során.

Egyszóval, kedves projektmenedzser, ne akarj mindent egyedül megoldani! Szerezz be némi ropit, készíts ki kávésbögréket, és jöhet a csapat! Meglátod, mindjárt nem látszanak olyan borzadályosnak a dolgok.
 

Projektrajongó