Igen, bizony, cél nélkül projekt sincs. A projektet a CÉL határozza meg.

Ezért aztán a csupa nagybetűs CÉLnak nem akármilyennek kell lennie! Eddig a tervezésről írtam azt, hogy a projekt sikerességének alapja – vagy legalábbis ezt szándékoztam írni, remélem, átment az üzenet. Ez így is van, de a tervezés csak egy világos, pontosan és részleteiben is megfogalmazott cél birtokában indulhat el.

Vegyünk például egy rendezvényt – aminek a megszervezése tipikus projekt: van egy döntés, amikor indul, van egy rendezvény, aminek a vége (takarítással együtt! ) egyúttal a projekt vége is. Közben sok szakember, szolgáltató időben és feladatokban összehangolt munkája szükséges. Nincs – nem lehet – határidőcsúszás, mert ha a vendégek szombat délután 4-re jönnek, akkor nem lehet a helyszínt vasárnap reggelre berendezni. Kötbér ide vagy oda.

Egy rendezvényszervező cégnek azonban nem lehet azt mondani, hogy „kéne egy esküvő, kajával együtt, ekkor meg ekkor”.  Biztos vagyok benne, hogy halálra szekálja a megbízót a részletekkel. Hiszen nem mindegy, hogy 20 fős, csendes, baráti vagy családi eseményt szeretnénk, 500 fős falusi lagzit, vagy esetleg egy elegáns vacsorát, bécsi keringőt táncoló táncosokkal. Ahhoz, hogy a projektmenedzser dolgozni (tervezni) tudjon, minden részletet tisztázni kell a megbízóval. (És még akkor sem biztos, hogy arra vágyott, ami a végeredmény lett.)

De ha maradunk a munka világánál, mondjuk az innovációs projekteknél, akkor sincs ez másképpen. Fejlesszünk terméket. Az első kérdés: pontosan milyen az a termék? Egy gyűjtő fogalom biztosan nem elég. Külleme, mérete, színe, minősége, csomagolása, célpiaca (és annak az igényei), és még sorolhatnám… Mind tisztázandó kérdések. Meddig tart a „fejlesztés”? Az első, laboratóriumban elkészült prototípus előállításáig, vagy addig, amíg a termék nagy méretekben gyártva, a boltok polcain figyel? Nagyon nem mindegy! Években, szakmák sokaságában, komplexitásban, költségben egészen más a kettő!

Ezért (is) vagyok egy kicsit kétkedő, ha valaki azt állítja, hogy a projektmenedzsernek egyáltalán nem kell értenie azokhoz a szakmákhoz, amelyek a projektben szerepet kapnak. Amikor a cél meghatározását végzi a megbízóval, tudnia kell, mire kérdezzen rá. Aki még nem szervezett esküvőt, nem biztos, hogy minden részletre gondol, amikor kérdezgeti az ügyfelét. Akkor fog szembesülni a hiányosságokkal, amikor a beszállítók megkérdezik: mekkora asztalok lesznek, amikre a virágdíszeket hozzuk? Középre egy nagy hosszút, vagy egy kereket képzelt el, esetleg minden vendég elé egy kis csokrot? Szoftverfejlesztő projektek menedzserei tudják, milyen nehéz a megbízóval zöldágra vergődni, nem véletlen, hogy az igényfelmérés sokáig tart, és szigorúan írásban rögzítik az eredményét. És mégis: az elkészült szoftver sokszor nem azt tudja, nem úgy működik, ahogy a felhasználók szerették volna.

A célkitűzésnek vannak szofisztikált, racionális eszközei – táblázatok, checklist-ek, célhierarchia rögzítésére szolgáló formátumok. Azoktól, akik ebben nem járatosak, azt lehet kérni: hunyd le a szemed, és képzeld el, hogy ott vagyunk, a célban. Mit látsz? Családi ebédet, csak mi vagyunk ott. Oké, kik, hol? Mi van körülöttetek? Milyen ruhában vagy? És így tovább… Ne tévedjünk, a termékfejlesztés sem más. Lelki szemeink előtt látnunk kell (végig a projekt során!) a kész terméket, minden részletével és környezetével. „Szép, pasztellszínű dobozkában 8 szem kerek, keserű csokiból kézzel formált bonbon, belül eper töltelékkel, egyenként bézs színű selyempapírba csomagolva, a doboz bordó selyemszalaggal átkötve – mindez egy bécsi kávézó pultján.”  Na, ez a jövőkép inspiráló! És tervezhető: alapanyag, gyártási módszer, csomagolás minősége és mérete, célpiac - megvan.” (Elnézést az édesiparban dolgozóktól, biztosan laikus ez így, de szemléltetésre megfelel…)

Igen, a cél hozza létre a projektet, ezt végig fejünkben kell tartani. Irányít – a projektmenedzser személyén keresztül. És mennyire motiváló, ha már az elején beleéljük magunkat, milyen jó lesz, amikor megvalósítottuk!

Projektrajongó