Jó húsz-harminc évvel ezelőtt – még az internet korszak beköszönte előtt – egy képes vicc járta be másolatokon a munkahelyeket. Egy bilin ülő kis fickó volt látható rajta, és alatta a kép felirata: „A dolog akkor van befejezve, ha már a  papírmunkát is elvégeztük”. Sajnos, igen. Az apró, nem látványos dolgokat is meg kell csinálni.  Egy igazán agilis, tettre kész és örökké szervezkedő projektmenedzsernek nem fűlik a foga a papírmunkához. Unalmas, rutin, egyedül kell csinálni, és mi haszna? Hiszen minden más, amit ehelyett csinálhatna, látványos eredményeket hozna a NAGY CÉL felé vezető úton. Egy igazi projektmenedzser a világot szeretné megváltani, nem Excel táblákkal meg jelentésekkel pepecselni.

Tudom, hogy vannak kötelező körök: a szervezetek, amikben a projektmenedzserek dolgoznak, a megbízók, vagy a pályázati előírások megszabják, milyen adminisztrációt kell vezetni. Tervek, előrehaladás, eltérések, mérföldkőelemzések, havi, heti, napi jelentések, órakimutatások, és a többi. Ha valakinek több projektje van, ez jelentős idejét foglalja le a munkájának. 
Azonban vannak olyan papírmunkák, amiket az előzőeknél sokkal fontosabbnak tartok. Nem csak azt, hogy el legyenek végezve, hanem főleg a minőségüket. Félreértés ne essék: ezeket sem feltétlenül szeretik a projektmenedzserek – kivéve az én munkatársaim, akik kénytelenek voltak megszeretni…:-)

A projekt érdemi folyamataihoz kapcsolódó dokumentumokról beszélek: a tervezés, feladatkiosztás, problémamegoldás, döntések írásba foglalásáról. Arról, hogy ha a projektmenedzser alapos informálódás és gondolkodás után valamilyen döntésre jut, ha a munka elvégzését kéri valakitől, vagy a határidő betartására figyelmeztet valakit, az jelenjen meg írásban. Érthetően, indoklással, a szükséges háttér információk megadásával - és jusson el mindenkihez, akit illet. Nem beszélve az értekezletekről, az előkészítőről és az emlékeztetőről. (Régi projektmenedzsereim most már mosolyognak – szerintük én grafomán vagyok, de közben csak emlékeztető-mániás.) Súlyos hibának tartom, ha egy értekezletről nem születik JÓ emlékeztető. Arról, ami elhangzott (ki mondta?), hiszen ezek alapján hozott döntést a csapat, a döntésekről és a belőlük következő feladatokról. Felelőssel, határidővel, ugye, ezt nem is kell mondanom? Bizonyos esetekben az előkészítő iromány ugyanilyen fontos, hiszen honnan tudhatnák a résztvevők, mivel készüljenek, mit gondoljanak végig, milyen adatokat hozzanak magukkal? Sajnos, túl sokszor láttam felkészületlenül érkező résztvevőket, rögtönzött hozzászólásokra, emlékezetből idézett adatokra alapozott döntéseket. És hányszor, de hányszor, félreértett döntéseket és buta következtetéseket, mert nem lett írásba foglalva a végeredmény! Vagy vacak emlékeztetőket, amikből csak a lényeg nem derült ki. És károkat, időveszteségeket, bosszúságokat, konfliktusokat, bűnbakkeresést – és megismételt értekezleteket…

Nem csak az átláthatóság, egyértelműség, hatékonyság követeli meg az írásos dokumentumokat. A projekt menedzser vagy a team tagjainak hiányzása, kilépése, időleges elérhetetlensége bármikor szükségessé teheti, hogy elő kell tudni keresni az információkat tartalmazó feljegyzéseket. Nem is beszélve a tanulásról – „Ezernyi győzelem” című bejegyzésemben írtam erről. Hogyan tudnánk régi projektek tanulságaiból hasznosítani, ha nem találjuk meg az írásokat?

Egyébként a mosogatás sem rossz. Projekt menedzser lévén mások munkájától függött az én elégedettségem, sikerem.  Ez egy nagyon kiszolgáltatott helyzet. Ezért ha nem mentek jól a dolgok, a feszültség levezetése céljából egy jót mosogattam: EZ legalább EL LETT VÉGEZVE – ha a világot még nem is váltottuk meg.

Projektrajongó