Ideje írni a határidőkről – a projektmenedzsment kulcskérdéséről. Nem tudtam eldönteni, a projektmenedzser „legjobb barátjaként” vagy „legnagyobb ellenségeként” aposztrofáljam. Ugyanis használhatjuk motiválásra, döntéseink indoklására, ugyanakkor állandóan küzdünk vele (ellene?).

Eredmény – ráfordítás – idő: a projektmunka mágikus háromszöge. „Ön e háromból bármelyik kettőt választhatja” – szoktuk hozzátenni. Mindenképpen elismerjük azt, hogy az idő, vagyis a gyorsaság a projektmunka egyik kritikus jellemzője. Az egyik, ami megkülönbözteti a projektet a másfajta teendőktől, hogy a kívánt eredményt egyszeri, fix határidőre kell szállítani. Önmagában az eredmény nem elég, ha nem a határidőre kapjuk meg, a projektet nem tekintjük sikeresnek.

E szerint a séma szerint, ha több embert, pénzt, eszközt vetünk be, azzal vagy jobb minőségű eredményt állítunk elő, vagy lerövidítjük az eléréshez szükséges időt. Az időt rövidíthetjük akkor is, ha lejjebb adjuk minőségi elvárásainkat.

De vajon mindig így van-e ez?

Ha jól állítottuk fel a célt, és jól terveztünk, nem sok mozgásterünk van: a teendők szorosan követik egymást, a költségvetés korlátozott. Előfordulhat, hogy a céljaink hierarchiájában vannak „nem kötelező” vagy „jó, ha megvalósul” részek – ezek erodálódhatnak, ha időszűkében vagyunk.

De vannak olyan célok, amiből nem lehet lejjebb adni. Termékek, amelyeknek szigorú hatósági előírásoknak kell megfelelniük, rendezvény, aminek az kitűzött időben KELL megvalósulnia, épület, amit adott időpontban kell átadni.

Rendben, akkor gyorsítsunk! - mondja a megbízó vagy a projektszponzor. A projektmenedzsernek meg főhet a feje. Mit? Hol? Ki végezze el rövidebb idő alatt a munkáját? Egyáltalán, minden tevékenységet lehet gyorsítani? Több pénzt rászánni, több embert ráállítani? Honnan vegyük el? Ahol ugyanazokat az erőforrásokat használja minden projekt, a projektigazgatónak arról kell döntenie ilyenkor, hogy „melyik ujját harapja le”. Honnan hová csoportosítson át?

Vannak olyan munkák, amiken pedig egyszerűen nem lehet gyorsítani. Technológiai kötöttségek vagy törvény által megszabott időtartamok. Egy kedves kollégánk mondása szerint: „Egy anya egy gyereket kilenc hónap alatt tud kihordani. De kilenc anya sem tudja ugyanezt megtenni egy hónap alatt!”.

Nem láttam erről statisztikát, de a projektmenedzsert legtöbbször talán a határidőt túllépéséért szokták kárhoztatni. Évekig hallgattam, hogy nálunk a „csúszás kultúrája” van. Amikor már csúsznak a határidők, senkit nem érdekel, hogy mihez képest, vagyis az, hogy a tervezés hogyan történt. A mi esetünkben: a reális határidőt egyszerűen nem fogadták el. Így aztán tervezéskor szorosabbra vettük őket, remélve, hátha mégis sikerül, de azután legtöbbször ugyanaz lett a vége: csúszás.

És akkor még nem beszéltünk az előre nem látható, váratlan eseményekről! Az elsőre nem sikerülő kísérletekről, a külső körülmények változásáról, amik plusz munkákat hoznak magukkal, növelne a projekt teljes idejét.

Szerencsés az a projektmenedzser, aki reális terveket állíthat fel, rendelkezhet az erőforrásokkal, nem találkozik időt rabló akadályokkal, és így határidőre leszállíthatja az eredményt!

Vagy olyan laza, hogy képes a vállát megvonni, s azt mondani: „Na és? A sebesség mindegy, amíg az irány jó!”

Projektrajongó