Dolgozott már olyan projektben, ahol hosszú ideig nem tudta, mit csinálnak a többiek, hol tartanak a folyamatban? Hetekig nem kapott irányítást, vagy visszajelzést a munkájára? Nem tudott hozzákezdeni a feladathoz, mert hiányzott egy információ? Esetleg küldözgette a kérdéseit, vagy az elkészült produktumokat, de nem jött válasz? Volt olyan, hogy a határidő közeledtével fogalma sem volt, sikerül-e elvégezni a munkákat, befejezni a projektet?

Borzasztó érzés. Mintha légüres térben találnánk magunkat – és gondolkozhatunk: ezek elfelejtettek minket? Vagy már meg is szűnt a projekt, csak elfelejtettek szólni? Lehet, hogy mindenki más már készen van, és csak az én részem hiányzik?
A projektmunka szépsége és nehézsége is, hogy az együtt dolgozók tulajdonképpen nem dolgoznak EGYÜTT – földrajzilag, de sokszor szakmailag sem. Mindenki máshol és mást csinál, csiszolgatja a saját kis puzzle darabkáját, különböző tempóban,minőségben és határidővel.

Ha a Mintzberg-féle vezetői szerepeket vizsgáljuk, a projektmenedzser információgyűjtő, feldolgozó és szétosztó szerepe kritikus a projekt sikeressége szempontjából. Fontos, hogy megszabja, támogassa és ellenőrizze az információk áramlásának hivatalos útját, de legalább ilyen lényeges, hogy az informális csatornák ismerője is legyen.

Tapasztalatom szerint a projekt team tagjai – mivel rálátásuk a projektre korlátozott – gyakran nem is ismerik fel, hogy lényeges információ birtokában vannak.  A projektmenedzser dolga tehát, hogy folyamatosan kapcsolatot tartson a team-tagokkal, beszélgessen „csak úgy”, képben legyen, hol mi történik éppen. Nagyon nem mindegy az sem, mit kezd a hozzá eljutott hírekkel. Kritikusan értékelni (ellenőrizni), szűrni és „emészteni” kell, mielőtt továbbadja őket.

Az egyik bejegyzésben már írtam arról, mennyire káros lehet, ha az információk „emésztés”, vagyis értelmezés nélkül szóródnak, félreérthető módon, és téves következtetésekhez, sőt, sajnos hibás cselekvésekhez vezethetnek. Ennél már csak az okozhat nagyobb károkat, ha pont a projektmenedzser marad ki az áramlásból. Vagy kihagyják – láttam ilyet is. A projektmenedzsernek kell lenni a feldolgozó idegközpontnak, ahová befutnak és ahonnan kiáramlanak az információk.
Szóban vagy írásban? Már kifejtettem véleményemet arról, hogy a fontos döntéseknek, adatoknak, utasításoknak írásban meg kell jelenniük. De a projekt menedzsment a gyorsaságról, az azonnali reagálásról is szól! Elkerülhetetlen, hogy alkalomadtán azonnali telefonok, e-mailek juttassák el az életmentő információkat az illetékesekhez.

A rendszeres szóbeli eszmecsere, az élőbeszéd előnye a szuggesztív erő, a testbeszéd verbális kommunikációt erősítő hatása, a kölcsönösség, a gyorsaság. Az írásos kommunikáció előnye a maradandóság, egyértelműség. A jó projektmenedzser profi mindkettőben és meg tudja ítélni, mikor melyikre van szükség.

Már írtam a projekt marketingről: annak előnyeiről, ha a környezet információkat kap a projekt céljáról, előrehaladásáról, hasznáról. Az információhiány feltételezéseket, gyanakvást szülhet, árthat a projektnek.

Tehát igaz: az információ kincs! Olyan kincs, aminek az értéke nem nő, ha páncélszekrénybe zárjuk. Sőt, az idő múlásával teljesen értéktelenné válik – ezt minden projektmenedzsernek jó szem előtt tartani!

Projektrajongó